従業員の不正行為が発覚した場合、企業にとっての損失は金銭的ダメージに留まりません。ブランドイメージの毀損、顧客からの信頼喪失、さらには訴訟リスクや行政処分にまで発展する可能性があります。そのため、不正の兆候を早期に把握し、冷静かつ法的根拠に基づいた初動対応を行うことが極めて重要です。

本記事では、従業員による不正行為の主な手口、兆候、調査の進め方、実務で使える初動対応マニュアルまでを網羅的に解説します。

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主な従業員不正の手口

従業員による不正行為は、表面的には些細な違反に見えることもありますが、実態としては極めて巧妙かつ悪質なものも少なくありません。主な不正手口は以下のように分類されますが、実際には複数の手口を組み合わせて行われるケースも多く、注意が必要です。

金銭の横領・着服

経理担当者や現場責任者など、日常的に現金や帳簿にアクセスできるポジションにいる人物が行いやすい不正です。売上や経費精算に関する帳簿を改ざんし、自身の口座に送金したり、仮装経費として現金を抜き取るといった手法が見られます。

これらは帳簿と領収書の突合や監査チェックで発覚することが多いものの、帳簿自体が改ざんされている場合、発見までに数年を要することもあります。

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架空請求・水増し請求

実在しない取引先との契約書をでっち上げ、会社からの支払いを不正に受け取る、あるいは既存業者に水増し請求を依頼し、差額をキックバックとして受け取るような手口が確認されています。

特定の社員と特定業者の間で不自然に高頻度な取引がある場合、早急に契約内容や取引実態を精査する必要があります。

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勤怠・残業の虚偽申告

実際には出勤していないのに出勤打刻をする、実働がないにも関わらず残業申請を出すといった手口は、タイムカードや入退室記録、社内PCのログイン履歴などとの照合で発覚することがあります。

これを放置すれば、企業の人件費は大きく膨れ上がり、生産性の低下にも直結します。

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顧客情報や機密データの持ち出し

従業員がUSBメモリや個人のクラウドストレージ、私用メールなどを用いて、営業リストや設計図面、製品仕様書といった重要情報を外部に持ち出し、転職先や競合企業に流出させる事例が増えています。

これにより、自社の競争優位性が失われるだけでなく、個人情報保護法や不正競争防止法に基づく法的責任を問われる可能性も生じます。

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従業員の不正を発見したときの初動対応マニュアル

従業員の不正を発見した場合、すぐに本人に問い詰めると証拠隠滅や口裏合わせが起こる可能性があります。あくまで冷静に、法的な手続きに則った対応を進めることが重要です。こちらでは従業員の不正に対する適切な初動対応を紹介します。

不正の証拠を確保する

最優先事項は証拠の保全です。不正の疑いが生じた直後は、関係者に気付かれる前にできる限り多くのデータや記録を保護し、現場の状況をそのまま維持する必要があります。

まずは領収書や契約書、勤怠表などの紙資料は原本のまま確保します。コピーやスキャンは補助的な手段のため、真正性を証明するためには原本保管が不可欠です。

次に電子端末の保全を行います。PCやスマートフォンは電源を切らず、ネットワークからは切断して隔離してください。電源を落としてしまうとメモリ上のデータが消失する可能性があり、利用者が不正にログインして内容を確認すると証拠改ざんと疑われる危険があるため、必ず証拠保全の際は専門家に相談しましょう。

社内でのヒアリングや内部監査を実施する

証拠の確保が完了したら、次の段階として関係者へのヒアリングや内部監査を実施します。このフェーズでの目的は、犯人を断定することではなく、あくまで事実関係を整理することにあります。

ヒアリングは必ず複数名で行い、議事録や録音などの記録を残すことで、後に「言った・言わない」の水掛け論を防ぎます。また、質問は誘導的にならないよう留意し、客観的に状況を把握する姿勢が求められます。

不正が疑われる業務プロセスについては、権限の偏りやチェック体制の不備を丁寧に洗い出し、複数部署が関与している場合は部門間の連携を取りながら検証を進めることが重要です。さらに、単なる事情聴取にとどまらず、内部監査部門によるプロセス検証を組み合わせることで調査の網羅性が高まります。

この段階で拙速に結論を出してしまうと、その後の法的手続きにおいて不利に働く可能性があるため、常に証拠に基づいた仮説形成を心がけることが必要です。

フォレンジック調査会社に相談する

従業員の不正の中には、通常の監査や社内調査では発見が難しいものがあります。特にデータ削除や隠ぺい工作が行われた場合、表面的な確認だけでは「決定的な証拠」にたどり着けません。そこで重要となるのが、デジタルフォレンジックという専門技術です。

フォレンジックとは、電子データを証拠として収集・解析し、法的に通用する形で提示する技術を指します。単なるログ調査と異なり、証拠の改ざんや消失を防ぐため、厳格な手順で調査が進められる点が特徴です。

調査会社に依頼すれば、削除ファイルの復元、USB接続履歴の確認、メールやファイル操作の解析、システムログの時系列分析などが可能になり、「いつ・誰が・どの端末で・何をしたのか」を客観的に立証できます。さらに外部の専門会社が関与することで、社内調査の限界や「身内による隠蔽」といった疑念も払拭でき、透明性と信頼性を確保することにつながります。

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