eDiscoveryの驚異
訴訟における証拠開示を支援します

eディスカバリーとは

米国の訴訟では、主張を裏付ける証拠を相互に開示し合う「ディスカバリー」(証拠開示手続き)という制度があります。
2006年に社会のIT化・ネット化に対応すべく、米国連邦民事訴訟規則が改正され、
「eディスカバリー」という電子データのディスカバリーが定められました。

ディスカバリ:
米国の裁判における強力な証拠開示制度

eディスカバリ:
電子データについての証拠開示制度

もしも米国での訴訟に挑む際、eディスカバリーの備えが無いという事は、
最新の武器を持った相手に対して武器も持たず飛び込んで行くようなものです。
また米国の民事訴訟ではこのディスカバリが莫大な費用がかかるという事で問題にもなっています。

eDiscovery

In the United States Federal Civil Court Procedure, the stage that comes before the or even settlement negotiations or even an actual trial in court is called discovery - gathering and then disclosing the relevant research of evidence by both parties.

In 2006 that procedure underwent a dramatic revision It has been updated to include all relevant to the case digital data found on the various devices and online into the evidence.

Investigation of the electronic or digital evidence has been established and called Ediscovery.

Discovery: information gathered by both parties in the lawsuit, analyzed for relevance, disclosed to each other and court authorities and eventually submitted into evidence.

eDiscovery: DIGITAL information gathered from various devices, investigated by both parties in the lawsuit, analyzed for relevance, disclosed to each other and court theories and eventually submitted into evidence.

Having done as through as legally possible search of an opposing party’s online presence and if possible personal and business devices will most likely reveal the necessary evidence to swing the outcome of the case in your favor.

Even though the cost of eDiscovery is very high, the received settlements form wining the lawsuit tend to justify this investment.

eディスカバリーの脅威

米国訴訟におけるeディスカバリーには、極めて強い効力があり、
たとえ自らが不利になるような情報だとしても、削除や修正を行わずに開示する必要があります。
またeディスカバリーは公判前の準備段階なので
企業に存在するすべての電子データの中から、訴訟に関係するすべての電子データを
極めて短期間で収集し提出しなくてはなりません。

しかし企業に存在する電子データは膨大であり、
訴訟に関連するものだけを漏れなく把握し収集することは容易ではありません。
さらに電子データは情報を簡単に更新できるため、誤った扱いをした場合には、
証拠として認められず、隠蔽などの疑いによりペナルティを課され、裁判の行方に影響します。

【一方の当事者】
・裁判の証拠となりうる非常に広範囲な情報・資料・証言を求める事ができる。

【相手側】
・要求を拒否する事はできない。
・短期間で膨大な情報を収集しないといけない。
・不利になる情報であっても変更や削除は許されない。

最終的にはコストや期間の面で対応が難しく、
不本意ながら和解に応じざるを得ないケースも出てきてしまいます。

The force of eDicovery

The force that eDiscovery beholds can not be underestimated in 21st century.

When preparing for the court proceedings, through eDicovery must be done regardless of the research outcome and disclosed to the court. Being the one discovering information that may or may not potentially affect the case, provides the valuable opportunity of controlling the narrative – the advantage otherwise wouldn’t have appeared without doing diligent eDiscovery research.

There is also the matter of timing, the strict and often short deadlines are what litigations are known for.

Digital information must be handled very carefully, it can not be altered in any way and must be presented to the court in the state in it was initially discovered. If any tempering is discovered during review process either by authorities or by the opposing counsel, the guilty party will be reprimanded and most likely lose the case in court.

【Party A】
・ Submit the request to an Opposing Party B to provide all the necessary information on the topics related to the subject of the lawsuit.

【Opposing Party B】
・ Cannot reject the request.
・ Must review and compile the requested information into the court approved format
・ The content of discovery can not be altered in any way – no files can be deleted, not even sentences, numbers and characters within the files themselves.

The settlement is not always guaranteed, so the time and cost consuming process of eDiscovery must be well planned and executed.

米国の訴訟フロー

Litigation process in United States

訴訟の9割以上は「和解」で終わります。

In over 90% of lawsuits both parties agree to the settlement without going to trial.

(9割は和解で終わる)

  • 訴状
  • 被告答弁書
  • 進行協議
  • eディスカバリー
  • 和解

Official claim filed in court → Defendant has the right to poste the official answer → Preliminary hearing → eDiscovery → Negotiations

  • 訴状
  • 被告答弁書
  • 進行協議
  • eディスカバリー
  • 公判
  • 和解

Official claim filed in court → Defendant has the right to poste the official answer → Preliminary hearing → eDiscovery → Settlement → Negotiations

(判決までいくのは1割程度)

  • 訴状
  • 被告答弁書
  • 進行協議
  • eディスカバリー
  • 公判
  • 判決

Official claim filed in court → Defendant has the right to poste the official answer → Preliminary hearing → eDiscovery → Settlement → Trial in court

(9割は和解で終わる)

  • 訴状
    Official claim filed in court
  • 被告答弁書
    Defendant has the right to poste the official answer
  • 進行協議
    Preliminary hearing
  • eディスカバリー
    eDiscovery
  • 公判
    Settlement
    和解
    Negotiations
  • 和解
    Negotiations

(判決までいくのは1割程度)

  • 訴状
    Official claim filed in court
  • 被告答弁書
    Defendant has the right to poste the official answer
  • 進行協議
    Preliminary hearing
  • eディスカバリー
    eDiscovery
  • 公判
    Settlement
  • 判決
    Trial in court

対象の範囲

eDicovery Targets

Eディスカバリの範囲は電子メールや文書ファイル、画像・動画ファイル、メッセージ・チャットなどあらゆるデータが対象となり、
保存された機器も各役員のパソコンや、外部記憶装置、社内ファイルサーバから第3社委託のデータセンター、クラウドストレージまでが対象となります。

Scope of eDiscovery is focused on all digital data stored on all devices related to the subject of the lawsuit – files such as e-mails, document files, image / video files, messages and chats.

【対象データ】(Targeted data)
電子メール / EXCEL、WORDなどのOfficeデータ / CADデータ / シンプルテキスト / チャット、メッセージ / 画像 / 動画 / プレゼン資料など
E-mails / Typically office used digital files such as excel, word, ppt, simple text, CAD documents, instant messages, social media accounts (business and personal), images, video, etc.

【対象機器】(Targeted equipment)
全従業員のPC / 各役員のPC / 外部記憶装置 / 社内ファイルサーバ / クラウドストレージ / データセンターなどあらゆる記憶可能機器・場所
All devices and gadgets that haold digital data and have been used by the either of the parties of the lawsuit - PC or laptops, smartphones, external storage devices, in-house file servers, cloud storage portals, data centers.

違反すると制裁される

Sanctions for violations

ディスカバリの手続きが終わった段階で全ての証拠が出揃うため、米国の訴訟裁判の中でも公判同様に最重要な手続きですので違反すると、
とても厳しい制裁を受けます。もちろんeディスカバリも同様です。

Every lawsuit and even criminal case are argued based on the evidence gathered during the discovery process. It is extremely important to conduct a thorough and fair investigation for both parties in the litigation process. The same rules apply to eDiscovery. Even more so, as electronic data is much easier to temper with than regular printed documents, the presented eDiscovery falls under even bigger scrutiny and intensive review by both court authorities and the opposing party. Any violation of an open and honest discovery procedure will be severely punished, and the case will be most likely lost.

【制裁の一例】(Example of sanctions)
・弁論時間が大幅に削減される
 (Timing for the counsel to argue the case to be reduced significantly.)
・巨額な賠償金を請求される
 (If the settlements is reached despite the uncovered violations, the large portion of it to be spend to pay off court set penalty fees.)

グローバルにビジネスを展開する企業にとって、
訴訟リスクへの対策は重要課題です。
For a global corporation to have the litigation
risk management and response plan is beyond necessary.

日本も無縁ではない

米国の制度であっても日本企業も無縁ではありません。

日本企業が子会社として現地法人を設立していたとしても、何かしらの理屈をたてて親会社の日本企業を巻き込もうとします。
米国でビジネス上関わりがある場合は少なからず最低限の備えはしておくべきです。

Japan is not immune to this rule, even though the business of civil lawsuits is only starting to bloom here.

日本企業には不利

Japanese companies are falling behind dramatically

米国の民事争訟の戦術として、相手に膨大な量の情報開示を要求して超過大な負荷をかけ、自分に有利な条件で和解を引き出すというものです。
ディスカバリにかかる莫大な費用と時間、裁判結果もどっちに転ぶかわからないとなれば、和解した方が賢明と相手に判断させるわけです。
日本企業にとっては不利になる材料があります。

In the United States it is expected of both parties not just simply prepare all the materials related to the subject of the lawsuit based on their own judgement and selection methods, but also respond to the information provision request from the opposing counsel. There is no time to waste in looking somewhere completely irrelevant, gathering documents of low importance and impact. If the results of eDiscovery seem to contribute to your disadvantage, either than possible victory, bear in mind that it still has the power to prevent possible ambush and humiliation in court and provide the necessary time to prepare the settlement offer on the terms that are beneficial to you, not the winning party. Being in the dark on current developments and procedures of various legislative tendencies and countermeasures is why, compared to US, Japanese companies are so much more vulnerable to civil lawsuits and claims.

【日本企業が不利になる内容】(Most Japanese companies are lacking)
・ディスカバリの知識不足
 (Extensive knowledge of discovery process)
・経験が少ない
 (Experience handling lawsuits and claims)
・メールを何年も保存する習慣がない企業が多い
 (Long term storage of digital files – the average storage of an email doesn’t nearly reach 5 years.)
・全て英語でのやり取りであるため翻訳コストがかかる
 (Language fluently)

世界標準の作業指標、
The Electronic Discovery Reference Model

EDRMとは?

EDRMとは、The Electronic Discovery Reference Model(電子情報開示参考モデル)の略称で
eディスカバリーを行う上での手順として、電子データの要求に際し適切に開示する際の世界標準の作業指標です。
現在、ほぼ世界標準の作業指標として、法律事務所、サービスベンダーなどに採用されています。

EDRM stands for Electronic Discovery Reference Model. It is a globally used term that describes rules of properly disclosing the research of digital information. Currently, it is adopted by law firms, corporations, companies and even individuals around the world as the standard procedure.

【 EDRMのフロー 】(Process of eDiscovery )

EDRMのフロー

情報管理(Establish solid information management system)

企業の通常業務で保管されているデータの分類や保存方法等の、電子データ管理全般を示します。電子データの保管や管理、廃棄などのライフサイクルや監査の有無は、実際にeディスカバリーに対応する際に作業工程や結果を大きく左右する場合があります。

The first stage is to review or even establish the general organizational system of all digital data circulating inside the average company: various classifications and markings, storage place and timing, life cycles, disposal methods, etc. The absence of regular audits of this basic and vital in-house system or even the system itself will most likely affect the progress and results eDiscovery process.

対象識別(Set the subject)

(カストディアンマッピング Information mapping)

訴訟の事案が発生した場合、その訴訟と関連する可能性がある(または保全・収集の対象となりうる)全ての電子データの場所を特定・識別します。

Next step in eDiscovery process is to target information by the subject of the lawsuit. It is the beginning of the solid and thorough research, what separates the irrelevant information from the one that can directly or even indirectly affect the outcome of the case. The importance of doing the best possible job at this stage cannot be stressed enough.

保全 / 収集(Collect and Preserve)

(リティゲーションホールド Litigation hold)

電子データの破損や破棄、不適切な改変が生じないように保護・保全します。訴訟事案に関連するデータに対する変更・破棄等を一切停止します。対象となる電子データを過不足無く収集します。

The gathered research should be collected before the set deadline and kept by eDicovery vendor to prevent any tampering or destruction of the vital data.

処理 / レビュー / 分析(Process / Review / Analyze)

訴訟に不必要なデータ、重複したデータ等を除外し、絞り込みを行います。必要に応じ、レビューや分析するためのフォーマットへ変換・加工します。主に法務担当や弁護士等が、データの関連性や気密性に基づき、データの開示対象不要の区分けを行います。レビューの行程で、対象の電子データの内容を分析・評価します。

Thorough check of the collected data that eliminates any unrelated information or duplicates. When requested, all gathered digital information can be converted into a certain format without altering any of the files content. Legal counsels, their associates and officers of the court will classify the presented data as subject to disclosure based on its authenticity and relevance.

作成(Create)

最終的に絞り込まれた開示対象のデータを適切なフォーマットに変換し、指定のフォーマットによるレポートを作成します。開示対象のデータには、採番していきます。

After the review the soon to be disclosed information structured by subject, coded according to the letter of the law and created into the report.

提出(Submit)

公聴会や公判などの場に、作成したレポートを提出します。

The created and approved report to be submitted as evidence by both parties during the settlement negotiations or at the trial itself.

ディスカバリもレビューの際にEDRMの作業をする為、紙ベースのものも対象となるのでご注意ください。

During the discovery phase all relevant data both printed and digital is analyzed.

ビジネスの成長とともに、データも増える。
グローバル市場で戦うために。

企業を圧迫する作業コストの削減

Reduce the cost and lift the pressure off

eディスカバリーでは、膨大なデータの中から
証拠となりうるデータや相手側から要求されたデータを探さなくてはなりません。
事前の検討作業などを含め、eディスカバリーに関連する作業コストは企業にとって大きな負担となります。
中でも、データを目で見て関連ドキュメントに絞り込むレビュー工程は、
作業コスト全体のおよそ70%を占めると言われています。
ここで重要となるのがデジタル・フォレンジックです。

デジタル・フォレンジックは、ハードディスクやメモリーなどの各種記憶媒体を解析し、
証拠となり得るデータを素早く適切に抽出する技術です。
eディスカバリーでは、デジタル・フォレンジックの専門家が、技術と様々なツールを駆使して、
迅速かつ正確、効率的に処理し、弁護士や企業法務担当者を支援します。

eDiscovery is an objective process of evidence gathering being done by both parties in a lawsuit: claim filing party and an opposing counsel.
The total cost of eDiscovery services from start to finish is not an easy thing to bear for even a large conglomerate. The 70% of the cost lays in an actual analysis, separation of the irrelevant data from the one that falls under the case umbrella.
Being skillful in digital forensics is what guarantees that no important stone left unturned during this fundamental stage. Knowing exactly how to extract hidden and deleted data from various devices, using latest technologies and to do so quickly and thoroughly. Forensic specialists are the key players in efficient eDiscovery process – eager to assist to any requests for information extraction form the legal counsels or court authorities.

eディスカバリーの対象となる事案例

Examples of cases subject to e-discovery

eディスカバリー事案例:価格カルテル

Industry cartel (fix price setters)

eディスカバリー事案例:特許

patent

eディスカバリー事案例:クラスアクション(集団訴訟)

class action suit

    【関連情報】(Further reading)

  • ・PL情報バックナンバー | PLクラブ | 製造物責任(PL) | 製品・施設 | サービスメニュー | SOMPOリスクマネジメント
     (PL Information Back Number | Product Liability (PL ) Club | Products and Facilities | Service Menu | SOMPO Risk Management)
    https://www.sompo-rc.co.jp/services/pl
  • ・米国特許侵害訴訟の流れ - BUSINESS LAWYERS
     (US patent infringement litigation process -BUSINESS LAWYERS)
    https://business.bengo4.com/practices/534
  • ・連邦民事訴訟規則(FRCP)の最新改正を基礎から徹底解説 - 企業法務 - 金融・経営セミナーなら金融財務研究会
     (Detailed commentary from the latest revision of the Federal Civil Procedure Rules (FRCP)-Corporate Legal-Financial and Management Seminar)
    https://www.kinyu.co.jp/kako/291633.html
  • ・e-ディスカバリー法に備え「不要データは常に削除」 | 日経 xTECH(クロステック)
     (Preparing for e-Discovery "Unnecessary data is always deleted" | Nikkei xTECH)
    https://tech.nikkeibp.co.jp/it/article/Interview/20130403/468389/

デジタルトランスフォーメーション時代。
いかに情報ガバナンスを徹底できるか。
As business grows, its digital data grows with it.
This how you stay on top of global competitors.

eディスカバリーに備える

Prepare for eDiscovery

今後は、デジタルトランスフォーメーション(DX)が進み、クラウド上でのデータ活用が拡大します。
これまで以上にデータに対するセキュリティ対策が必要となり、情報はさらに増加。
有事の際の作業コストを抑えるには、日頃から
eディスカバリーを踏まえた情報ガバナンスの徹底が求められます。
事案発生の有無にかかわらず、まずは専門家にご相談ください。

In the nearest future, most information we use in daily life will become digitalized and utilization of the virtual cloud storage will expand. Digital information will require even stronger security measures to protect the steady flow of the owner’s day-to day activities.
The in-house established eDiscovery process will save significant amount of work and finances in case of an emergency. Keeping in touch with the trusted outside eDiscovery specialists is another way to keep your company from significant damages.