横領を防止するための社内体制づくりと実務・教育の両面から行う再発防止策

横領は「気づかれにくい構造」があるからこそ、事後対応より事前の体制構築が重要です。現金・経理・資産管理の業務において、チェック体制が緩かったり、担当者が長期固定されていたりする場合、不正が発生しやすくなります。

本記事では、実際の企業で導入が進んでいる横領防止策を「実務面の制度整備」「教育面の意識改革」に分けて整理し、すぐに実践できる再発防止策を解説します。

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横領を防ぐための実務面の対策

業務フローや管理体制に横領リスクを入り込ませないためには、組織として「誰か一人の裁量に依存しない仕組み」を作ることが重要です。

決裁・承認ルールの明確化

出金・振替・経費精算など金銭を扱う全てのプロセスにおいて、承認権限と手順を明文化します。「誰かの裁量で進められる」状態をなくすことが基本となります。

業務分担とダブルチェック体制

一人の担当者が「申請・承認・実行」を全て行える環境では、不正が発生しても発覚しにくくなります。業務を分担し、定期的にチェックする体制が必要となります。

内部監査・業務ローテーション

同じ担当者が長期間同じ業務を続けると、不正があっても気づかれにくくなります。業務ローテーションや内部監査によって、仕組みとしての健全性を保つことができます。

デジタル化・自動化による証跡確保

紙・現金による業務は不正の温床になりがちです。なので可能な限り電子化・自動化を進め、証跡が残る運用に切り替えましょう。

教育・意識面からの横領防止策

不正が起きにくい環境づくりには、「バレる可能性がある」「重大な責任を問われる」という理解と倫理意識を社内に根づかせることも欠かせません。

コンプライアンス研修と事例共有

「知らなかった」「軽く考えていた」という心理が横領の温床になることがあります。違法性や罰則、過去の事例を具体的に伝えることで抑止力になります。

就業規則・懲戒規定の明確化

横領が発覚した際、懲戒処分や損害賠償請求を迅速に行えるよう、就業規則や懲戒基準を明確にしておくことが重要です。

内部通報制度の整備

不正を早期に発見するには、社員が安心して通報できる仕組みが必要です。匿名相談や外部窓口の導入で通報件数が増加する傾向があります。

横領は「仕組み×意識×記録」で未然に防げる

横領防止には、「バレにくい環境をつくらない」「一人に権限を集中させない」「記録に残る運用を徹底する」ことが基本となります。

社内体制や運用ルールの整備と同時に、社員の倫理意識や通報文化を育てることで、横領が起きにくい職場環境を実現できます。

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横領の手口・関与者特定に有効なフォレンジック調査とは