横領の兆候・見つけ方とは？不審な行動や帳簿の違和感から見抜く方法を解説

帳簿と現金のズレ、不審な送金履歴、説明のつかない在庫減少――これらはすべて、社内で横領や不正が行われている可能性を示す重要なサインです。こうした兆候は、必ずしも一つだけでは判断できず、いくつかの違和感が重なることで初めて浮かび上がってくるケースが多くあります。

そのまま見過ごしてしまうと、証拠が消失する恐れがあり、不正の立証が難しくなったり、関係者の責任追及が困難になることもあります。

そこで本記事では、横領を疑うべき兆候の見つけ方や、社内で確認しておくべきポイント、証拠を守るための初期対応について解説します。

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横領の疑いのある主なサイン

実際に横領が行われていたケースで見つかった、代表的な兆候や違和感のある行動パターンを整理します。

帳簿と現金・在庫の差異

会計帳簿や在庫表と実際の金銭・資産を定期的に照合した際、説明のつかない差額や在庫の減少が繰り返し発生している場合は注意が必要です。意図的な操作が隠されている可能性もあるため、差異が出た履歴を時系列で確認しておくとよいでしょう。

送金伝票・領収書の不自然な記載

手書き伝票の筆跡が異なる、日付や金額の整合性が取れない、過去の送金先と異なる銀行口座が使われている――こうした違和感が複数重なる場合、横領のカモフラージュである可能性があります。筆跡や印影などの照合も重要な証拠になります。

社内監査・定期監査時の違和感

決算期や内部監査の際にだけ帳簿や残高が急に「きれいに揃う」場合は、数字を合わせるための操作が加えられている可能性もあります。とくに、現金や小口現金などの実地残高とのズレがないかをしっかり確認する必要があります。

レジ・PC・防犯カメラ等の記録の異常

レジ履歴やPC操作ログに不審な削除履歴があったり、防犯カメラの映像が特定時間帯で途切れていた場合、不正の隠蔽工作が行われている可能性があります。証拠となるログや映像データの確保が早急に求められます。

特定社員の管理状況や説明の曖昧さ

資金や在庫の管理に関与している特定の社員が、帳簿の照合や履歴の説明を避けるような言動を取る場合は、内部不正の可能性があります。証拠提出に消極的であったり、担当者が急に異動・退職する場合も注意が必要です。

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横領を疑ったときの基本対処法

不正が疑われる段階での対応は、決して性急に結論を出すことではなく、現状を冷静に確認し、証拠が損なわれないように配慮しながら調査の基盤を整えることが重要です。ここでは、横領を疑った際に企業として取るべき3つの基本的な対応ステップを解説します。

安全確認と初動整理

まずは関係部署や担当者への影響が広がらないよう、安全確保と初動の情報整理を行います。いきなりヒアリングや処分を始めてしまうと、証拠が消されてしまう可能性があるため、現時点での状況把握にとどめ、調査準備に専念することが大切です。

証拠の保全と改ざん防止

帳簿、領収書、送金記録、防犯カメラ映像、操作ログなど、証拠となるデータは物理的・電子的に保全しておく必要があります。特に操作ログや筆跡、アクセス履歴などは時間とともに消去・改ざんされやすいため、早期保全が重要です。

被害範囲と影響の把握

不正が行われていた場合に備え、被害額や対象資産、関与していた可能性のある社員や業務範囲などを明らかにしておきます。この作業は、社内調査の方向性を決める上でも重要で、外部の専門家へ依頼する判断基準にもなります。

社内不正・横領の調査は専門業者に相談を

横領を疑う段階では、焦って本人に確認したり、機器を初期化するなどの対応は避けてください。特に証拠が消失する恐れがあるため、調査の前段階としての準備と保全が何より重要です。

企業内での調査には限界があるため、中立的な立場で証拠を保全し、客観的に被害範囲や手口を明らかにするには、フォレンジック調査の活用が有効です。状況に応じた適切な初動と調査を行えば、法的手続きにも耐え得る証拠を確保できます。

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詳しく調べる際はフォレンジック調査の専門家に相談を

横領や社内不正が疑われる場合、社内の対応だけで調査を完結させようとすると、証拠の改ざんや関係者間のトラブル、最終的な立証の難しさにつながるおそれがあります。特に、電子データやログといった証拠が消失する恐れがある場合は、早期に外部の専門家と連携しておくことが重要です。

フォレンジック調査では、パソコン・サーバ・クラウド・帳簿・操作履歴などのデジタルデータを対象に、誰が・いつ・どのような目的で行ったのかを科学的に分析し、報告書としてまとめることができます。これにより、懲戒処分や法的手続きにも耐えられる客観的証拠を整えることが可能です。

当社デジタルデータフォレンジック（DDF）では、官公庁・上場企業・法律事務所などの調査支援実績をもとに、初動のご相談から証拠保全・報告書作成まで一貫して対応しています。社内だけで判断が難しいと感じたら、まずはご相談ください。