ビジネスの現場で今でも多く使用されているFAXですが、情報漏洩の観点から見ると大きなリスクを伴います。FAXはデジタル化されたメールやクラウド通信と比べて、管理やセキュリティ対策が行き届かないケースが多く、特に個人情報の漏洩が問題視されています。本記事では、FAXによる個人情報漏洩の主な原因と対策について詳しく解説します。

FAXによる個人情報漏洩の主な原因

FAXの個人情報漏洩のリスクは、多くの企業で見過ごされがちですが、深刻な結果を招く可能性があります。以下では、主な原因について具体的に説明します。

誤送信によるリスク

FAXの誤送信は、個人情報漏洩の大きな原因の一つです。送信先の番号を間違えたり、宛先リストの管理が不十分で、誤って他の顧客や第三者に重要な情報が送信されるケースがあります。

具体的には、以下のようなミスが挙げられます。

• ダイヤル操作のミス：数字の入力ミスや短縮ダイヤルの登録ミスが原因で、誤った送信先にFAXが送られることがあります。
• 宛先リストの更新漏れ：古い連絡先や変更された番号に気づかず、誤送信が発生するリスクが高まります。

物理的な情報漏洩リスク

FAX機自体の物理的な管理不足も、情報漏洩のリスクを高めます。特に、オフィス内のFAX受信トレイに受信した書類が放置されている場合、誰でも容易に機密情報にアクセスできてしまいます。

物理的な漏洩リスクとしては、以下の状況が考えられます。

• 受信したFAXの放置：誰でも閲覧できる場所にFAXが放置されることは、情報漏洩のリスクを高めます。
• 送信済み原稿の不適切な管理：送信した書類をそのまま保管・処分せずに放置することで、機密情報が外部に流出するリスクが増大します。

FAXシステムの脆弱性

古いFAXシステムでは、セキュリティ対策が不十分なケースが多く、これが情報漏洩の原因となることもあります。特にインターネットを介したFAX送信では、暗号化されていないデータが傍受されるリスクがあります。

これにより、外部からの不正アクセスやデータの盗難が容易になり、情報漏洩が発生する可能性があります。

人的ミス

人間の操作ミスや確認不足は、FAXによる情報漏洩の一因です。例えば、送信前に宛先番号を十分に確認しなかったり、送信すべき内容を誤って取り違えることがあります。

このような人的ミスを防ぐための教育とシステムのチェック体制が整っていない場合、誤送信や情報漏洩が発生しやすくなります。

企業のセキュリティ意識の低さ

多くの企業では、FAXの使用が当たり前になっており、そのセキュリティリスクについての認識が低いことが問題です。FAX機を共有している場合や、誰でも利用できる環境にある場合、情報漏洩のリスクは大幅に増加します。

企業のセキュリティ意識が低いと、適切な対策が講じられないため、重大な漏洩事件が発生するリスクが高まります。

FAXによる個人情報漏洩の対処法

FAXによる個人情報漏洩を防ぐためには、適切な対策を講じることが重要です。ここでは、具体的な対策を解説します。

誤送信防止策の導入

誤送信を防ぐためには、送信前にFAX番号のダブルチェックを行うことが重要です。さらに、頻繁に使用する番号を短縮ダイヤルに登録し、ミスを減らす方法も効果的です。

物理的セキュリティ対策の強化

FAX受信トレイに放置された書類が原因で情報が漏洩することを防ぐためには、FAX受信後にすぐに用紙を回収する体制を整えることが重要です。また、送信済みの原稿も適切に管理し、不要な書類は速やかに破棄します。

システムのアップグレードと暗号化

古いFAXシステムを使用している場合、セキュリティリスクが高まります。そのため、暗号化された通信を利用できるクラウド型FAXサービスへの移行を検討することをお勧めします。また、SSL暗号化通信の導入によって、通信経路上での情報漏洩リスクを低減できます。

従業員教育の徹底

FAXによる情報漏洩を防ぐためには、従業員に対するセキュリティ教育を定期的に行い、FAX機器の正しい使用方法を徹底させることが必要です。誤送信や情報漏洩に関するリスクを共有し、全員が注意を払うよう促します。

FAX送信の代替手段を検討

セキュリティリスクを大幅に低減するためには、可能な限りFAXの利用を減らし、より安全な通信手段に移行することが理想的です。例えば、暗号化されたメールやクラウド共有サービスを使用することで、情報漏洩のリスクを抑えることができます。

企業の情報漏えいインシデント対応が義務化されています

2022年4月から改正個人情報保護法が施行されました

2022年4月に施行された「改正個人情報保護法」では、個人データの漏えい、あるいは漏えいが発生する可能性がある場合、報告と通知が法人に義務付けられました。違反した企業には最大1億円以下の罰金が科せられる可能性もあります。

もし、マルウェア・ランサムウェア感染、不正アクセス、社内不正、情報持ち出しのような情報セキュリティ上の問題が発生した場合、まずは感染経路や漏えいしたデータの有無などを確認することが重要です。

ただ、調査を行うには、デジタルデータの収集・解析などの専門技術が必要です。これは自社のみで対応するのが困難なため、個人情報の漏えいが発生した、もしくは疑われる場合は、速やかにフォレンジック専門家に相談し、調査を実施することをおすすめします。

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情報漏えい調査はフォレンジック調査の専門家にご相談ください

情報漏えいインシデントが発生した場合、どのような経路で、どのような情報が漏えいしたのか、被害の全容を正確に把握する必要があります。しかし、自力で調査を行うと、調査対象範囲が適切でなかったり、意図しない証拠データの消失が発生しやすく、不完全な結果になる恐れがあります。

このような事態を防ぎ、適切な調査によって原因究明を行うためにも、フォレンジック調査の専門家に相談することが重要です。フォレンジック調査では、インシデント対応のプロが初動対応から、専門設備での端末の調査・解析、調査報告書の提出ならびに報告会によって問題の解決を徹底サポートします。

デジタルデータフォレンジックでは、お電話またはメールでお問合せいただくと、状況のヒアリングと対応方法、お見積りを無料でご案内いたします。法人様の場合、ご相談から最短30分で初動対応のWeb打合せも開催しておりますので、お気軽にご相談ください。

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