帳簿の数字が合わない、不審な取引が続いているのような状況では、会社として横領の可能性を視野に入れた調査が必要になることがあります。
ただし、調査の進め方を誤ると、証拠が消えたり、会社側が不当対応と見なされるリスクがあります。
本記事では、調査が必要なサイン、初動対応の注意点、社内でできることと限界、証拠として有効・無効なもの、外部への相談の判断基準まで、実務に役立つ調査方法をわかりやすく整理します。
目次
横領調査が必要になる典型的な兆候
帳簿の異常や担当者の不自然な行動が続く場合、内部不正の可能性が高まります。以下のようなサインを早期に見極めることが調査の第一歩です。
- 売上・在庫・預金残高に説明できない差異がある
- ある担当者の関与時だけミスや訂正が多発する
- 経理担当が帳簿・通帳の開示を極端に嫌がる
- 長期の休暇を取らず、業務を1人で抱え込んでいる
これらの兆候が重なる場合、慎重に調査準備を進める必要があります。
横領が疑われるときに最初にやるべきこと
横領の疑いが浮上した際、まず重視すべきなのは「冷静な初動対応」です。感情的に問い詰めたり、曖昧な状態で調査を始めると、かえって証拠を失い、会社側が不利になることもあります。
＞＞社員による横領が発覚したときの初動対応と証拠保全・本人対応・法的処分の進め方
証拠の保全
帳簿・通帳・出金伝票・印鑑使用履歴・オンラインバンキングのログなどを、改ざん・削除される前に静かに確保します。
「誰が・いつ・どのように保全したか」も記録することで、後の証拠能力を担保できます。
関係者ヒアリング
直接的な関係者から、客観的な聞き取りを行います。
記録（録音・議事録）を必ず残し、断定的な表現や詰問的な質問は避けましょう。
本人への事情聴取（記録重視）
証拠がある程度そろってから、複数名立ち会い・文書化された形式で実施するのが原則です。
弁明書・事情聴取書・支払誓約書などの書面を、本人の署名付きで残します。
拙速な対応は、以下のような重大リスクにつながります。
- 証拠となるデータの消失・改ざん → 立証困難、調査が無意味
- 違法調査の指摘 → プライバシー侵害・通信の秘密侵害
- 不当解雇・名誉毀損 → 会社が逆に訴えられるケース
横領調査の基本的な流れ
横領の疑いがある場合、調査は感情ではなく「手順」と「記録」に基づいて進めるのが原則です。社内トラブルや訴訟リスクを防ぐためにも、段階ごとの丁寧な対応が不可欠です。
① 初動対応：調査チームの編成と体制づくり
まずは社内の限られた信頼できるメンバーで、調査チームを編成します。役員・法務・人事・経理部門などから少人数で構成し、以下の3点を明確にします。
- 調査の対象範囲：誰に何の疑いがあるか、どの部署・期間が関係するか
- 役割分担：記録係、ヒアリング担当、報告責任者など
- 守秘義務：調査内容を漏らさない取り決め（口頭＋文書）
情報共有の過不足が後の混乱や証拠の漏洩を招くため、初動段階の体制設計が極めて重要です。
② 証拠保全：データ・資料の消失を防ぐ
調査に入る前に、帳簿・通帳・取引明細・伝票などの紙資料や、メール・システムログ・オンラインバンキングの電子データを確保します。重要なのは「静かに・正確に・痕跡を残さず」行うこと。
- 紙資料はコピー・スキャン＋取得日時・取得者を記録
- メールやログはIT部門の協力を得てバックアップ
- フォレンジック対応が必要な場合は専門業者へ連携
「誰が・いつ・何を保全したか」を記録することで、証拠能力の信頼性が高まります。
③ 事実調査：数字と取引の裏付けをとる
次に、取引データや帳簿の突合を行い、不審な動きの時系列を洗い出します。特に以下のような観点でチェックします。
- 帳簿上の金額と実際の入出金に差異がないか
- 架空取引・水増し請求・二重計上がないか
- 承認フローに不自然なショートカットがないか
必要に応じて、反面調査（取引先への照会）や、専門業者によるフォレンジック解析（改ざん・削除ログの復元）も活用します。
④ ヒアリング：関係者・本人からの聴取
客観的な資料から事実を固めたうえで、関係者へのヒアリングを行います。必ず記録（録音・議事録）を取り、次の順序で実施するのが基本です。
- 関係者ヒアリング：上長・経理・承認者などから事実確認
- 本人聴取：証拠がそろってから、複数名立ち会いで実施
本人には弁明書・事情聴取書・支払誓約書などを提出させ、署名押印を求めます。安易な「口頭確認」は後のトラブルの元です。
⑤ 調査結果の整理：対応方針と再発防止の検討
集まった証拠・ヒアリング内容を整理し、次の点を明確化します。
- 横領の有無・金額・手口・関与者
- 懲戒処分の可否と種類（懲戒解雇・出勤停止など）
- 損害賠償請求・刑事告訴の検討
同時に、同様の不正を防ぐための社内体制見直し（職務分掌の分離、承認フローの強化、ログ管理制度の整備など）を実施します。
社内調査で注意すべき限界とリスク
社内でもある程度の調査は可能ですが、対応を誤ると証拠能力が失われたり、逆に会社が違法行為に問われるリスクもあります。以下の点を事前に把握しておくことが重要です。
- 削除されたメールやログの復元
- フォレンジック（証拠保全・データ解析）による専門対応
- 法的に通用する調査報告書の作成
証拠の有効性と注意点
横領の有無を立証するには、法的に通用する証拠を収集する必要があります。
- 有効な証拠： 原本・改ざん履歴のない帳簿、操作ログ、署名入りの事情聴取書・弁明書
- 弱い証拠： メモ書き・口頭証言・加工可能なExcelファイル・録音の存在主張のみ
絶対に避けるべきNG調査対応
以下の行為は違法または不適切と判断されやすく、調査全体の信頼性を損ねるだけでなく、会社側が損害賠償を請求されるリスクも伴います。
- 従業員の私物スマホやPCを無断で閲覧
- 盗聴や隠しカメラの設置
- 自白の強要や、「認めれば処分を軽くする」といった不当な誘導
会社の横領調査をしたい場合は専門業者に相談する
社内不正・横領・情報の持ち出しなどが疑われる場合、その発生経路や影響範囲を正確に把握するには、専門的な調査が必要になることがあります。特に、被害が長期・高額にわたるケースや、関係者が複数に及ぶ場合は、社内対応だけでの判断は困難です。
フォレンジック調査では、対象となる端末やシステムの操作履歴・通信ログを技術的に解析し、不正の痕跡や証拠データを保全・可視化することができます。調査結果は、裁判所・警察・監督官庁・保険会社などへの提出資料としても活用可能です。
フォレンジック調査を依頼するメリット
会社の横領が疑われるケースにおいて、フォレンジック調査を専門業者に依頼する主なメリットは、次の2点があります。
①専門エンジニアの詳細な調査結果が得られる
自社で調査を進めると、証拠となるデータを見落としたり、記録を誤って消してしまうリスクがあります。フォレンジック専門業者であれば、法的手続きに準拠しつつ、証拠として有効な形でデータを保全・解析することができます。
②公的機関に提出できる報告書を作成可能
調査結果は、専門家が読み解けるだけでなく、社内の意思決定者や社外への説明にも使える形式で報告書として提出されます。公的機関や保険会社への提出資料としても信頼性が担保されます。
デジタルデータフォレンジックでは、お電話またはメールでお問合せいただくと、状況のヒアリングと対応方法、お見積りを無料でご案内いたします。お気軽にご相談ください。
「何が起きているのか分からない」「対応を誤って社内トラブルにしたくない」という段階でも、早期にご相談いただくことで、適切な判断と対応がしやすくなります。
<
まとめ
横領が疑われる場面では、「調査の流れ」と「やってはいけない対応」を正しく理解することが会社を守る第一歩です。
証拠を確実に残し、感情的にならず事実を積み上げること。そして必要に応じて専門家と連携することで、リスクを最小限に抑えた調査が可能になります。
「自社でどこまで対応すべきか」「いつ外部に相談すべきか」でお悩みの場合は、お気軽にご相談ください。
よくある質問
対応内容・期間などにより変動いたします。
詳細なお見積もりについてはお気軽にお問い合わせください。
専門のアドバイザーがお客様の状況を伺い、概算の見積りと納期をお伝えいたします。
可能です。当社は特定の休業日はございません。緊急度の高い場合も迅速に対応できるように、365日年中無休で対応いたしますので、土日祝日でもご相談下さい。
もちろん可能です。お客様の重要なデータをお取り扱いするにあたり、当社では機密保持誓約書ををお渡しし、機器やデータの取り扱いについても徹底管理を行っております。また当社では、プライバシーの保護を最優先に考えており、情報セキュリティの国際規格（ISO24001）およびPマークも取得しています。法人様、個人様に関わらず、匿名での相談も受け付けておりますので、安心してご相談ください。
この記事を書いた人
デジタルデータフォレンジック
エンジニア
