近年、リモートワークの普及に伴い、多くの企業や教育機関で利用されているMicrosoft Teams。しかし、Teamsを利用する際に個人情報漏洩のリスクが高まっていることも事実です。本記事では、Teamsで個人情報漏洩が発生する主な原因とその対策について、サイバーセキュリティの専門家の視点から詳しく解説します。

Microsoft Teamsにおける個人情報漏洩の原因

Microsoft Teamsを利用する際に発生する個人情報漏洩の原因には、設定ミスや管理の不備、利用者の知識不足などが含まれます。これらは些細なミスであっても大きな漏洩事件に繋がる可能性があり、特に教育機関や企業では深刻な問題となり得ます。以下では、主な原因について詳しく解説します。

公開範囲の設定ミス

Microsoft Teamsでは、チームやグループを作成する際に公開範囲の設定が必要です。しかし、この設定を「パブリック（公開）」にしてしまうと、意図しないメンバーが情報にアクセスできるリスクがあります。これは特に教育機関や企業での個人情報の漏洩につながる重大なリスクです。

共有アカウントの使用

共有アカウントを使用することで、アクセス権限が広範囲に及び、個人情報が漏洩するリスクが高まります。特に教育機関などで共有アカウントを使用することで、生徒や教職員の個人情報が不適切に共有される可能性があります。

不適切なメンバーの追加

Teamsでチームを作成する際、不適切なメンバーが追加されてしまうことがあります。これにより、意図しない第三者に個人情報が共有される可能性があります。特に、メンバーの追加時にはアクセス権限を十分に確認することが重要です。

定期的な点検の欠如

管理者が定期的にTeamsの設定を点検しないことで、公開範囲やメンバーのアクセス権限が適切に管理されていないことがあります。これにより、情報が漏洩するリスクが高まります。定期的な点検を行うことで、誤った設定や不要なメンバーを排除し、セキュリティを強化することができます。

教育と周知不足

教職員や従業員が、Microsoft Teamsの正しい使用方法や個人情報の取り扱いについて十分に理解していない場合、設定ミスや誤操作が発生しやすくなります。個人情報の保護に対する意識を高めるための教育やトレーニングは、漏洩リスクを減少させるために非常に重要です。

Microsoft Teamsにおける個人情報漏洩の対策

Microsoft Teamsで個人情報漏洩を防ぐためには、適切な設定と管理が不可欠です。以下に具体的な対策を示しますので、各対策を実施することで安全性を高めることが可能です。

プライバシー設定の確認

チームやグループを作成する際には、必ず公開範囲を「プライベート（非公開）」に設定することが重要です。これにより、意図しない人々に情報がアクセスされることを防ぎます。また、チームメンバーのアクセス権限を定期的に確認し、不要なメンバーを削除することで、セキュリティを強化できます。

個別アカウントの使用

共有アカウントの使用は情報漏洩のリスクを高めます。そのため、個別のアカウントを使用し、アクセス権限を明確に管理することが推奨されます。個別アカウントを使用することで、誰がどの情報にアクセスしたかを追跡しやすくなり、セキュリティが向上します。

参加メンバーの把握

Teamsでの会話やファイル共有を行う前に、必ず参加しているメンバーを確認しましょう。不適切なメンバーが含まれていないか、必要なメンバーのみが参加しているかを確認することは、情報漏洩を防ぐために重要です。

定期的な点検

管理者は定期的に設定状況を確認し、不適切な設定がないか点検する必要があります。例えば、公開範囲が適切に設定されているか、メンバーのアクセス権限が正しく管理されているかを確認することが重要です。

教育と周知徹底

教職員や従業員に対して、個人情報の適切な管理方法や、Microsoft Teamsの正しい使用方法について教育を行い、周知徹底を図ることが必要です。具体的には、定期的なセキュリティトレーニングや、Teamsの使用に関するガイドラインの配布などが有効です。

VPNの活用

リモートワークや外部からのアクセス時には、VPNを使用して通信を暗号化することでセキュリティを強化することが可能です。ただし、VPNの運用を誤ると逆に脆弱性にもなりかねないので注意が必要です。

企業の情報漏えいインシデント対応が義務化されています

2022年4月から改正個人情報保護法が施行されました

2022年4月に施行された「改正個人情報保護法」では、個人データの漏えい、あるいは漏えいが発生する可能性がある場合、報告と通知が法人に義務付けられました。違反した企業には最大1億円以下の罰金が科せられる可能性もあります。

もし、マルウェア・ランサムウェア感染、不正アクセス、社内不正、情報持ち出しのような情報セキュリティ上の問題が発生した場合、まずは感染経路や漏えいしたデータの有無などを確認することが重要です。

ただ、調査を行うには、デジタルデータの収集・解析などの専門技術が必要です。これは自社のみで対応するのが困難なため、個人情報の漏えいが発生した、もしくは疑われる場合は、速やかにフォレンジック専門家に相談し、調査を実施することをおすすめします。

＼相談から最短30分でWeb打ち合わせを開催／

情報漏えい調査はフォレンジック調査の専門家にご相談ください

情報漏えいインシデントが発生した場合、どのような経路で、どのような情報が漏えいしたのか、被害の全容を正確に把握する必要があります。しかし、自力で調査を行うと、調査対象範囲が適切でなかったり、意図しない証拠データの消失が発生しやすく、不完全な結果になる恐れがあります。

このような事態を防ぎ、適切な調査によって原因究明を行うためにも、フォレンジック調査の専門家に相談することが重要です。フォレンジック調査では、インシデント対応のプロが初動対応から、専門設備での端末の調査・解析、調査報告書の提出ならびに報告会によって問題の解決を徹底サポートします。

デジタルデータフォレンジックでは、お電話またはメールでお問合せいただくと、状況のヒアリングと対応方法、お見積りを無料でご案内いたします。法人様の場合、ご相談から最短30分で初動対応のWeb打合せも開催しておりますので、お気軽にご相談ください。

官公庁・上場企業・捜査機関等まで幅広い調査対応経験を持つ専門の担当とエンジニアが対応させていただきます。

よくある質問