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社内から個人情報や機密情報が漏えいすると、企業の危機管理能力が疑われるだけでなく、長期的な風評被害や民事裁判により、企業経営に傾く恐れがあります。そのため、社内不正を未然に防ぐ効果のあるパソコン監視の需要は年々高まっています。この記事では、パソコン監視ツールの主要機能・導入目的を解説します。
目次
パソコン監視とは
パソコン監視とは、パソコン監視用のソフトウェアをダウンロードして、パソコンの操作内容を記録することです。導入することでたくさんのメリットがあります。以下では、パソコン監視の導入目的について紹介します。
内部不正対策
情報漏洩はウイルス感染による漏洩だけでなく、社内の従業員の不正によるケースもあります。他にも以下のような主な社内不正があります。
- データ削除
- 横領
- 不正アクセス
従業員のパソコンを監視することで、パソコンを使った内部不正対策ができます。監視ツールを使うと、稼働ログを確認することによって簡単に、業務に関係ないソフトウェアの稼働状況を把握できたり、業務に関連するファイルの不正な流出の監視が可能です。
社内統制
パソコンのスキルは同じ会社の従業員同士でも人それぞれで異なります。そのため業務の効率に差が生まれてしまいます。しかし、パソコン監視を導入することで、従業員の仕事量を把握し、従業員の効率の違いに応じて、担当させる業務量を調整することができます。
テレワークの管理
コロナ禍により、テレワークが普及する世の中になりました。パソコン監視には、テレワークの管理の機能があります。テレワークを行っている従業員が、テレワーク先で実際にパソコンを使って適切な業務を行っているか管理できます。パソコンの起動時刻や終了時刻の記録や、不正なソフトウェアが起動されていないか監視します。このようにパソコン監視により、テレワークの状態をしっかり管理することで、テレワークのデメリットであるオフィス以外の場所で適切な業務を行えるのかという不安を克服できます。
外部の協力企業を管理する
自社と協力関係にある外部企業の従業員が使用するパソコンに監視ツールを導入して、業務の工数管理が行えます。
事業継承の円滑化
パソコン監視ツールを経営者のパソコンに導入し、長期間に管理することで、経営者の行動を把握して事業承継をスムーズに行うためのツールとして利用できます。
社内マニュアル化
効率的にパソコンを使用した業務を遂行できる優秀な人材の動作を記録して把握し、それをもとに社内マニュアルを作成することで、生産性の高い業務につながります。
パソコン監視ツールの主要機能
以下では、パソコン監視ツールの主要機能を紹介します。
画面のキャプチャー録画・再生
パソコン監視ツールでは、画面をそのまま録画し、操作履歴を動画として残します。そのため従業員の不正操作や情報漏えいの抑止に大きな効果があります。また、日時指定・倍速、ログ検索など複数の機能を組み合わせることで、膨大な記録からでも再生の確認を容易に行うことが出来ます。
稼働ログの取得
パソコン監視ツールでは、ソフトウェアの稼働状況だけでなく、各イベントログ（どのソフトウェアが、どの時間に、どのように稼働していたか）を同時取得することができます。また各イベントログから検索再生も行えるため、ログを管理・精査する負担も軽減できます。
従業員の管理
テレワーク下で数百台のパソコンを手動で管理するのは大変手間がかかります。ただしパソコン監視ツールを使うと、従業員がパソコンを利用している環境も含め、職務怠慢の有無を記録することが出来るため、テレワーク下でも適切なマネジメントが行えます。
パソコン監視ツールの導入時の注意点
これまでパソコン監視の導入目的やメリットを紹介しましたが、以下では適切な運用のための注意点を紹介します。
導入目的を明確化して告知・運用する
パソコン監視ツールの導入に伴い、必要であれば就業規則の変更を行うことで、従業員に対して導入の目的を明確化することが求められます。社内規定を定める際は、具体的に下記の目的を定めておきましょう。
- パソコン監視ツールの導入目的
- 取得情報の利用目的
- 管理者とその権限について
この明確化した目的に反したい運用をした場合、従業員が混乱したり、反感を抱いたりする可能性があるので注意が必要です。また、パソコン監視ツールを導入する際は、事前に社内に告知し、適切に管理されているかどうかも含めて、定期的に監査する必要があります。
従業員のプライバシーを遵守する
従業員による業務時間内でのパソコンの私用操作は、服務規程違反となるため、そのような行為を監視することは就業規則上は、問題となりません。しかし、監視する方法や監視内容によっては、従業員のプライバシー保護に違反する可能性があります。そのため、パソコン監視ツールの導入には、従業員のプライバイシー保護を遵守することが前提となります.
パソコン監視ツール「DDE」について
上記の主要機能をすべて備えたパソコン監視ツールが、Digital Data Eyes（DDE、デジタルデータアイズ）です。DDEは導入費や更新費が掛からず、月額使用料のみでサービスを提供しています。またDDEでは主に次の内容を実現可能です。
- 3秒に1回、パソコン画面のキャプチャを取得して操作履歴の取得ができる
- ソフトウェアの稼働ログを体系的にチェックできる
- 従業員のPCを効率的に管理することができる
- 従業員の不正防止などの内部脅威を排除したい
- 改ざん・消去されたデータを証拠として残したい
- 従業員による効率の違いを、内部統制に活かしたい
- 在宅勤務者のテレワーク管理を適切に行いたい
- 優秀な人材の動きをマニュアル化したい
フォレンジック調査会社への相談方法
パソコン監視ツールで社員の稼働状況を調べる以外に、パソコンやスマートフォンから不正の証拠を特定したい／調査したい、という場合に有効なのが「フォレンジック調査」です。
フォレンジック調査では、膨大な時間がかかる解析調査を、正確な手続きで効率的に行うことが出来ます。また、裁判所など法的機関に提出できる報告書も作成できるため、社内不正や職務怠慢の立証に役立ちます。
調査の実施が未確定の場合でも、今後のプロセスを整理するためには、まずは実績のある専門会社へ相談しましょう。
フォレンジック調査の流れ
フォレンジック調査会社へ相談・依頼する際は以下のような流れで行います。なお、当社では作業内容のご提案とお見積りのご提示まで無料でご案内しております。
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デジタルデータフォレンジックでは、国内売上シェアトップクラスのデータ復元技術を活用し、パソコンやスマートフォンに残されたログの調査やマルウェアの感染経路調査を行っています。また、ご相談件数は警察機関や法律事務所、官公庁、上場企業から個人のお客様まで32,377件以上を数えます。
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