近年、転職活動の活発化に伴い、退職者や転職者による情報持ち出しトラブルが増加しています。特に、退職後に自社商品に酷似した商品を販売したり、スパムメールやマルウェアが増加するケースが報告されています。

USBメモリやスマートフォンを使ったデータ持ち出しに加え、遠隔操作アプリを使ったサイバー犯罪も発生。顧客情報が流出すると、同業他社で不正利用されたり、ダークウェブで販売されることで、企業の信用や利益に重大な影響を与えます。

本記事では、退職者や転職者による顧客情報持ち出しが発覚した際に企業が取るべき対応方法と再発防止のための予防策について解説します。

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顧客情報持ち出しのリスクとは？

従業員による顧客情報の持ち出しは、企業の信用を著しく損ね、損害賠償や刑事責任につながる重大な問題です。

個人情報保護法違反

顧客の氏名、連絡先、購入履歴などのデータは個人情報に該当します。従業員がこれを無断で持ち出した場合、「個人情報の不正取得・不正利用」として個人情報保護法違反に該当します。

不正競争防止法違反

営業秘密である顧客リストを競合先に提供すれば、それは不正競争防止法違反。これは民事訴訟の対象となり、企業から損害賠償を求められる事例も少なくありません。

雇用契約・就業規則違反

企業の就業規則や雇用契約には多くの場合、「在職中・退職後も機密情報を外部に漏らさない」と明記されています。違反すれば懲戒処分や法的責任を問われます。

企業イメージの毀損

情報漏えいが発覚すれば、報道・SNS等で拡散され、企業イメージは大きく傷つきます。長年の信頼やブランドが一夜にして失われることもあります。

訴訟・賠償リスク

企業だけでなく、被害を受けた顧客からも訴訟されることがあります。損害賠償金額が数百万～数千万円規模に達することもあり、企業経営を直撃します。

顧客からの信頼喪失

「情報が流出した」と知れば、顧客は不安になり、サービス解約や乗り換えが発生します。数年単位での損失に直結するリスクです。

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顧客情報持ち出しの調査方法

顧客情報の不正持ち出しが疑われる場面では、適切な証拠保全と高度な技術解析による事実解明が不可欠です。本章では、デジタルフォレンジックを中心とした調査フローについて、実務の流れに沿って詳しく解説します。

初期ヒアリングと調査計画の策定

まず最初に行うべきは、問題の背景と状況を把握するヒアリングです。以下の情報収集がカギを握ります。

ヒアリングをもとに、調査対象機器、必要なログの種類、調査期間を含む計画を立案し、調査工数やコストも見積もります。

デジタルフォレンジック調査の実施

証拠データの解析には、高度な技術を要するデジタルフォレンジックが用いられます。対象はPC、スマホ、サーバー、NAS、クラウドなど多岐にわたります。

不正なファイル移動や送信履歴が見つかれば、行為者の特定や漏えいタイミングの確定が可能になります。

物理的証拠の確認

フォレンジックと並行して、社内の監視カメラや入退室記録の調査も実施します。

これにより、デジタル証拠との整合性確認や、複数人物の関与可能性の有無を明らかにできます。

証拠保全の徹底

デジタル証拠は改ざんが容易であるため、初動の保全対応が重要です。

証拠能力を担保する唯一の手段が、適正なフォレンジック手順の順守である点を強く意識してください。

行為者・経路の特定

集めたログや映像、証拠の整合性を検証しながら、誰が、いつ、どのように情報を持ち出したのかを分析します。

調査結果の報告と証拠提示

すべての調査が完了したら、証拠に基づいた報告書を作成します。これは、社内規律や訴訟対応、警察相談の基礎資料となります。

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企業の情報持ち出しの調査は専門業者に相談する

退職・転職者による顧客情報の持ち出しを未然に防ぐための対策

退職者・転職者による顧客情報持ち出しが過去に発生した場合は、再発防止のための予防策を新たに実施する必要があります。

入社時に身元保証書の提出を義務化する

身元保証書とは、従業員が雇用契約や就業規則に違反した場合、企業に損害を与えたときに、その賠償金を従業員の身元保証人に請求できる書類です。

身元保証書があれば、従業員が不正行為を行い企業が損害を受けた場合、作成日から3年～5年間の間に、従業員に支払い能力がなくても身元保証人に賠償金を請求することができます。

従業員の入社時に身元保証書の提出を義務付け、身元保証人の署名捺印を求めることで、万が一の不正行為による経済的損失を補填できるだけでなく、不正行為の抑止力としても有効です。

従業員と秘密保持契約書を締結する

秘密保持契約書とは、企業が保有する重要な情報を従業員が取り扱う際、情報を第三者に開示したり不正に使用しないことを約束する契約書です。主に企業の秘密情報を守るために交わされますが、従業員の入退社時にも必ず締結することが重要です。

秘密保持契約書を締結する際には、以下のポイントを明確に記載しておくと、後々のトラブルを防止することができます。

顧客情報・顧客名簿の取り扱い方法を就業規則に明記する

企業内で情報持ち出しが発生する原因の一つとして、社内での情報取り扱いに関する規則が曖昧であることが挙げられます。これを防ぐためには、顧客情報や名簿の取り扱い方法を就業規則に明記することが重要です。

具体的に、以下の内容を規則に追加することを検討しましょう。

また、顧客情報や名簿といった機密情報の取り扱いについて、紙媒体と電子データの両方を想定した規定を作成しておくことが重要です。

規定を明記することで、機密情報であることを明確に示し、規則の認識不足による情報持ち出しを未然に防ぐことができます。

企業のデータや外部機器は全て返却または削除する

顧客情報の持ち出しを防ぐためには、退職者や転職者に対して、会社のデータや外部機器の返却・削除を徹底することが非常に重要です。

退職する社員が使用していた社用パソコン、外付けハードディスク、USBメモリなどの外部機器をすべて回収し、データを安全に削除する手順を明確に定めましょう。さらに、クラウドストレージや会社のメールアカウントに保存されているデータも確認し、不要なデータを削除したうえで退職前にアクセス権限を取り消すことが不可欠です。

データの削除により、意図的・無意識的に顧客情報が外部に流出するリスクを最小限に抑えることができます。

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従業員が注意すべきポイント

情報漏えいの加害者にならないために、従業員個人が意識すべき事項も重要です。

顧客情報を私的に保存しない

会社の許可なくUSBやクラウドストレージに保存する行為は即違反です。仮に善意であっても法的リスクから免れません。

転職先で前職の顧客情報を使わない

新天地で活用したいという気持ちは分かりますが、それは「営業秘密の不正利用」であり違法行為となります。

退職時にデータを完全削除する

会社の端末を返却するだけでなく、私用PCやスマホからもデータを削除しましょう。

秘密保持契約を理解する

契約書の条項を読み込んでおくことで、思わぬ違反を防ぐことができます。不明点があれば労務・法務担当に事前に確認しましょう。