社員が退職したらやるべきこと | データ復旧事業「2007年〜2017年、11年連続国内売上NO.1(上位10社の信用情報調査による)」
退職者による横領や情報漏えいなどの不正調査・証拠収集なら、DDFにお任せください!

社員が退職したらやるべきこと

  1. HOME
  2. 社員が退職したらやるべきこと
情報漏えいのリスクをできるだけ減らしたい 万が一情報漏えいが発生した場合に原因を調査できる体制を整えたい

と考えている場合、社員が退職したあとの対応が重要になります。
そこで、退職前の対応の限界や退職後にやるべきこと、データ保全の重要性そして外部サービスの活用などについてお伝えします。

退職前にできる対応

情報漏えい事故は退職者が漏えい者になることで発生するケースが最も多いといわれています。
確かに元従業員であれば、会社で使用しているパソコンやスマホ経由で社内ネットワークにアクセスして重要な会社の情報を閲覧したりコピーしたりすることは簡単にできてしまいます。
会社はさまざまなデータセキュリティー対策を行っているはずが、その対策の多くは外部からの侵入と外部への送信に対するものです。
従業員が社内でコピーなどを行う行為は通常の業務との見分けが難しいという一面があります。
コピーや持ち出しは従業員のアクセス権限などで管理してはいますが、悪意のある内部者にはなかなか有効な対策を打つのは大変です。
そして退職時には情報漏えいを禁止する誓約書の提出を受けるなどの対応をとるのが一般的です。

退職後にすべきことはPCやスマホの証拠保全

元従業員が原因で情報漏えいが発生することを防止する目的で退職時に誓約書の提出を求めた場合、一定の抑止力は働くと考えられます。
ただし情報漏えいを実行しようという意思が固い場合は役に立たない可能性が高いです。
退職者による情報漏えいが発生する可能性をゼロにするのは難しいかもしれません。
そこで大切になるのが退職後の対応です。
情報持ち出しなどが行われている場合に使用される可能性が高いのは退職者が使用していたパソコンやスマホです。
そのため退職後はこれらのパソコンやスマホのデータを保全することをまず行うべきでしょう。
一般的には退職者が使っていたパソコンは初期化などを行った上、会社内で再利用するケースが多いはずです。
しかし初期化してしまうと退職者が行ったデータコピーやデータ持ち出しの証拠が消えてしまう可能性があります。
まず退職者が使った最後の状態を保全することを優先して行いましょう。

退職者が使用した最後の状態を保全しましょう

退職者が使った最後の状態を保全しましょう!!

万が一情報漏えいが発生した場合の調査

万が一退職者が原因と思われる情報漏えいが発生してしまった場合は、まずは情報の拡散を止めることを早急に行う必要があります。
合わせて貸借者が関与しているという証拠を押さえる対応も必要です。
「多分、元従業員のだれだれに違いない」という憶測だけでは会社として損害賠償請求や再発防止の検討などの有効な対処を行ことは難しいでしょう。
そのため退職者が残していったパソコンやスマホのデータを調べて証拠を見つけます。
ただしパソコンやスマホそのものはすでに別社員が使っている可能性が高いでしょう。
そこで役に立つのが保全していたデータです。このデータがあれば証拠を見つけやすくなります。
証拠探しのデータ調査はプロの業者であるデジタルデータソリューション社などに依頼して徹底的にやってもらうことをおすすめします。
データの保全がされていない場合は、すでに別の社員が使っているデータから退職者が使用していた状態に復元するしかありません。
しかし時間が経つと完全な復元は難しくなりますのでデータ保全の重要性をよく認識しておくべきでしょう。